By Salah satu aktivitas yang lazim dilakukan oleh para karyawan, terlepas dari besar atau kecil skala perusahaannya adalah kegiatan surat menyurat.
Dalam lingkup administrasi, surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan suatu informasi secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi.
Sedangkan dalam dunia bisnis, surat adalah alat komunikasi efektif yang memuat serangkaian informasi penting berkaitan dengan aktivitas operasional perusahaan.
Perkembangan Surat
Di masa lalu, ketika perangkat komunikasi masih belum berkembang, surat umumnya berbentuk dokumen secara fisik, berupa satu atau beberapa lembar kertas yang berisi informasi untuk disampaikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, baik pihak internal maupun eksternal perusahaan.
Namun seiring perkembangan perangkat komunikasi dan penggunaan internet, surat kini tidak hanya dikirimkan berupa dokumen fisik (hard copy) melainkan juga dapat dikirimkan dalam bentuk file melalui surat elektronik atau e-mail.
Pemilihan surat sebagai sarana penyampaian informasi dalam perusahaan dianggap sudah tepat karena dinilai lebih praktis dan hemat, baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. Tak hanya itu, surat juga merupakan jenis dokumen yang konkrit karena memiliki bentuk fisik dan dapat disimpan dalam bentuk arsip organisasi.
Surat Perintah Kerja adalah salah satu jenis surat yang dipergunakan dalam rangka menjalin dan membina hubungan dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan bisnis, instansi, atau perusahaan.
Nah, pada pembahasan kali ini kita akan mempelajari bersama tentang pengertian surat perintah kerja, komponen apa saja yang ada di dalamnya, manfaat pembuatan surat perintah kerja, dan seperti apa contoh surat perintah kerja. Yuk, simak bersama!
Pengertian Surat Perintah Kerja
SPK atau Surat Perintah Kerja adalah sebuah dokumen yang ditulis dan digunakan untuk memberi perintah pada pihak tertentu untuk melakukan suatu pekerjaan yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.
Surat perintah kerja umumnya digunakan setelah terjadi kesepakatan kerja antara satu pihak dengan pihak lain untuk memberi pertanda dimulainya suatu pekerjaan.
Misalnya, perusahaan A telah melakukan kesepakatan kerja dengan kontraktor B untuk membangun bangunan. Maka harus ada surat perintah kerja sebagai dokumen untuk memberi tanda bahwa proyek sudah dapat dikerjakan sekaligus menerangkan kembali hal-hal yang telah disepakati sebelum pengerjaan.
Apa Manfaat Surat Perintah Kerja?
1. Kontrak Pegawai
Surat perintah kerja dapat berfungsi sebagai dokumen penting yang menerangkan kontrak pegawai dengan perusahaan. Dokumen ini biasanya harus diperbarui dalam kurun waktu tertentu, bisa dalam tiga bulan, enam bulan, atau bahkan satu tahun.
Dokumen kontrak pegawai umumnya memuat tentang hak dan kewajiban pegawai, mengenai hal apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan. Tak hanya itu, dokumen kontrak juga menjadi identitas diri bagi seorang karyawan yang sah dan menerangkan bahwa ia secara resmi telah menjadi bagian dari perusahaan.
2. Dokumen untuk Memasuki Area atau Lembaga Tertentu
Surat perintah kerja juga dapat berfungsi sebagai surat izin bagi karyawan yang bertindak sebagai representatif perusahaan untuk beraktivitas di kawasan maupun lembaga tertentu.
Biasanya dokumen ini diperlukan ketika perusahaan bekerja sama dengan suatu lembaga resmi atau instansi lain yang berada pada kawasan privat.
3. Dokumen Pinjaman Dana
Perusahaan umumnya melakukan pinjaman dana untuk membiayai aktivitas operasional atau dalam rangka melakukan ekspansi. Seperti pembukaan cabang baru atau pembangunan aset yang berguna bagi operasional perusahaan.
Pada beberapa instansi keuangan, surat perintah kerja biasanya diperlukan untuk mencairkan dana pinjaman pada tanggal yang dikehendaki oleh perusahaan.
4. Dokumen Kerja Sama
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, surat perintah kerja umumnya digunakan sebagai pertanda dimulainya suatu pekerjaan. Dengan kata lain, surat perintah kerja adalah bagian dari dokumen kerja sama yang telah disusun dan disepakati bersama oleh kedua belah pihak.
Adapun dokumen kerja sama umumnya memuat tentang segala hak dan kewajiban kedua belah pihak untuk mencapai tujuan tertentu.
Dokumen ini dapat menjadi bentuk perlindungan hukum bagi kedua belah pihak terhadap segala hak yang diperoleh sebagai hasil kesepakatan sekaligus meminimalkan risiko kesalahan perintah kerja yang tidak sesuai dengan standar prosedur yang telah disepakati bersama.
Komponen Surat Perintah Kerja
1. Kop dan Nomor Surat
Kop surat sebenarnya bukan sesuatu yang wajib dicantumkan apabila pihak yang memberikan perintah adalah orang pribadi. Namun apabila pihak pemberi perintah adalah suatu perusahaan atau instansi, maka kop surat merupakan identitas penerbit yang perlu dicantumkan.
Tujuannya sederhana, yakni untuk memberitahu penerima surat berbagai informasi mengenai pihak pemberi perintah. Mulai dari nama organisasi, alamat perusahaan, nomor telepon yang dapat dihubungi, serta alamat email atau laman resmi perusahaan. Hal-hal inilah yang dituliskan pada bagian kop surat.
Tak hanya kop surat, pada surat perintah kerja yang diterbitkan oleh suatu perusahaan atau instansi juga umumnya terdapat nomor surat yang dapat membantu proses verifikasi serta memudahkan penyimpanan dokumen.
Dengan adanya penomoran surat, maka bagian penyimpanan atau pengarsipan pada perusahaan akan lebih mudah menemukan dokumen tersebut sewaktu-waktu apabila dibutuhkan.
2. Identitas Pihak Terkait
Terdiri atas identitas pemberi perintah dan identitas pihak yang nantinya akan menjalankan perintah tersebut. Bagian ini umumnya berisi informasi tentang nama pihak terkait, alamat, nomor telepon yang dapat dihubungi, serta posisi pihak tersebut dalam perintah pengerjaan – pemberi perintah atau pelaksana.
Apabila yang bertindak sebagai pemberi perintah adalah suatu organisasi atau instansi, maka identitas pemberi perintah biasanya akan berisi informasi pihak yang menjadi representatif atau wakil dari organisasi. Oleh sebab itu, pada kolom ini juga terdapat informasi mengenai jabatan orang yang bertindak sebagai representatif.
Selain identitas pemberi perintah, ada pula identitas penerima perintah selaku pihak yang nantinya akan melakukan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam surat perintah kerja.
Sebagaimana halnya pemberi perintah, apabila penerima perintah adalah suatu organisasi atau instansi maka pada bagian identitas penerima perintah juga perlu dicantumkan informasi terkait orang yang mewakili organisasi beserta jabatannya dalam organisasi.
Kolom ini secara umum dibuat dengan tujuan untuk menjelaskan posisi pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek pengerjaan. Dengan adanya kolom ini, maka masing-masing pihak dapat mengetahui kewajiban dan hak mereka dalam perjanjian pengerjaan.
3. Isi Perintah
Berikutnya adalah bagian isi perintah yang memuat tentang jenis pekerjaan apa yang harus dilakukan oleh pihak penerima perintah. Bagian ini harus dijabarkan secara terperinci agar tidak terdapat kesalahan interpretasi yang berpotensi menyebabkan kesalahan pengerjaan.
Biasanya bagian ini dibuat singkat dan padat, yang penting menjelaskan secara umum tentang penugasan yang diberikan pihak pemberi perintah pada pihak penerima perintah. Sedangkan detail lainnya terkait penugasan biasanya akan dimuat dalam kolom detail kewajiban.
4. Detail Kewajiban
Biasanya pada bagian ini juga akan memuat tentang informasi yang tercantum dalam kontrak yang mengatur tentang pemenuhan kewajiban, hal-hal yang tidak boleh dilakukan dan dikategorikan sebagai wanprestasi, serta gaji atau upah yang diberikan kepada pihak penerima perintah.
5. Tanda Tangan dan Nama Terang
Setelah penutup, surat perintah kerja juga harus ditandatangani oleh kedua belah pihak yang terkait, yakni pihak pemberi dan penerima perintah. Hal ini dilakukan sebagai tanda bahwa surat tersebut telah ditulis dan disetujui bersama secara sadar dan tanpa paksaan sehingga berstatus valid dan memiliki kekuatan di mata hukum.
Tanda tangan pihak pemberi dan penerima perintah harus dibubuhkan di atas materai 10000 untuk menunjukkan keabsahan dokumen di mata hukum. Sehingga apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, dokumen tersebut dapat dijadikan bukti yang kuat.
Surat perintah kerja sebagai dokumen asli biasanya dibuat sebanyak dua rangkap, masing-masing satu untuk pihak pemberi perintah maupun pihak penerima perintah, dan keduanya ditempel satu materai di salah satu sisi pihak.
Contoh Format Surat Perintah Kerja
Berikut ini merupakan contoh format surat perintah kerja sederhana yang dapat kamu modifikasi sesuai dengan kebutuhan:
PT SINAR SUKSES SEJAHTERA
Jalan Trunojoyo No. 114A, Wonokromo, Surabaya
Telp (031) 5565655 Fax (031) 5565656
sinar.sukses@sss.com
SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
Nomor : 001/SPK/SSS/1/2020
Kegiatan: Pengadaan Sistem Komputer Server untuk PT Sinar Sukses Sejahtera
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andre Susanto S.T., M.T., MBA
Jabatan : Manager Departemen Pembelian PT Sinar Sukses Sejahtera
Alamat : Jalan Trunojoyo No. 114A, Wonokromo, Surabaya
Dalam hal ini bertindak atas nama PT Sinar Sukses Sejahtera dan selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA atau PIHAK PENGGUNA ANGGARAN.
Berdasarkan surat Penunjukan Penyedia Barang Nomor 001/SPK/SSS/1/2020 tanggal 12 Januari 2020, bersama ini memerintahkan:
Nama : Tresnanto Wijoyo
Jabatan : Manager Sales and Marketing PT Bahtera Finance Comp
Alamat : Jalan Kaca No. 41, Ngagel Tama, Surabaya
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT Bahtera Finance Comp yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA atau PIHAK PENYEDIA BARANG / JASA agar menyelesaikan kewajiban pengerjaan sistem komputer server PT Sinar Sukses Sejahtera.
Adapun kewajiban pengerjaan sistem komputer server PT Sinar Sukses Sejahtera haruslah dilakukan oleh pihak kedua dengan memperhatikan beberapa ketentuan yang telah disepakati dengan pihak pertama, antara lain:
- Tanggal mulai kerja : Kamis, 12 Januari 2020.
- Waktu penyelesaian : selama 22 (dua puluh dua) hari kalender dan pengerjaan harus sudah diserahkan pada tim IT PT Sinar Sukses Sejahtera tanggal 2 Februari 2020.
- Jenis pekerjaan : sesuai yang tercantum dalam daftar kuantitas dan harga penawaran.
- Apabila dalam masa pengerjaan terdapat kendala yang tidak dapat diprediksi, maka pihak kedua haruslah menghubungi pihak pertama sebelum pengambilan keputusan.
Demikian Surat Perintah Kerja ini dibuat dalam kondisi sadar dan telah disetujui oleh kedua belah pihak agar dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 12 Januari 2020
PT Bahtera Finance Comp PT Sinar Sukses Sejahtera
Tresnanto Wijoyo Andre Susanto
Baca Juga Artikel Lainnya:
You must be logged in to post a comment.