Komunikasi Bisnis yang Efektif Mendukung Karyawan Tetap Produktif

Manusia tercipta sebagai makhluk sosial. Kodrat tersebut membuat manusia tidak dapat hidup seorang diri tanpa berinteraksi dengan sesamanya. Salah satu wujud interaksi manusia dengan sesamanya adalah melalui komunikasi. 

Komunikasi adalah suatu proses ketika seseorang atau beberapa orang yang tergabung dalam suatu kelompok, organisasi, bahkan masyarakat kemudian menciptakan dan menggunakan informasi agar tetap saling terhubung dengan lingkungan dan orang lain. 

Tak hanya dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat, komunikasi juga dibutuhkan dalam hal menjalankan suatu bisnis. Kita menyebutnya sebagai komunikasi bisnis. 

Pada pembahasan kali ini, kita akan membahas tentang pengertian komunikasi bisnis, unsur, tujuan, jenis, dan teknik komunikasi bisnis. 

Pengertian Komunikasi Bisnis

Sebelum memulai lebih lanjut, ada baiknya kamu mengetahui dulu pengertian komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis adalah suatu proses pertukaran informasi, gagasan, dan pendapat yang disampaikan baik secara verbal maupun non verbal. 

Komunikasi bisnis meliputi interaksi antar sesama karyawan perusahaan dan interaksi antara orang-orang dalam perusahaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan.

Pentingnya komunikasi bisnis dapat terlihat dalam berbagai aktivitas yang terjadi di perusahaan, seperti:

• Menyampaikan pendapat maupun ide bisnis
• Menyusun perencanaan, misalnya perencanaan pemasaran atau perencanaan keuangan
• Membuat keputusan
• Mencapai kesepakatan yang berkaitan dengan perusahaan

Dalam suatu perusahaan, komunikasi bisnis harus selalu berjalan secara efektif, baik antara pihak manajemen dengan karyawan maupun pihak manajemen dengan pihak-pihak di luar perusahaan. 

Ketika komunikasi bisnis berjalan secara efektif, maka tujuan perusahaan akan lebih mudah dicapai. Sebaliknya, apabila komunikasi bisnis tidak berjalan secara efektif maka diperlukan adanya perbaikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya perbedaan persepsi yang berdampak terhadap praktik organisasi. 

Komunikasi bisnis bersifat continous atau berlangsung secara terus-menerus. Oleh sebab itu, kesalahan persepsi yang terjadi akibat komunikasi bisnis yang tidak efektif juga dapat mengakibatkan pengulangan kesalahan praktik dalam organisasi. 

Unsur-unsur Komunikasi Bisnis

Agar dapat melakukan komunikasi bisnis yang berlangsung secara efektif, maka kamu perlu memahami unsur-unsur yang terdapat dalam komunikasi yang efektif, yakni:

• Komunikator, yakni pengirim atau sumber yang memberikan informasi 
• Pesan, yaitu sesuatu yang disampaikan oleh pengirim
• Media, atau saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan
• Komunikan atau penerima informasi
• Efek, yakni dampak dari informasi yang diberikan oleh komunikator

Sementara itu, dalam suatu komunikasi bisnis juga terdapat beberapa unsur yang tidak boleh diabaikan, antara lain:

• Adanya tujuan komunikasi yang jelas dan sejalan dengan tujuan organisasi.
• Terdapat pertukaran, baik berupa pertukaran ide, gagasan, opini, informasi, atau hal-hal lain, antara komunikator dan komunikan sebagai dua pihak yang terlibat dalam suatu komunikasi.
• Setiap ide, informasi, gagasan, opini, informasi, instruksi, atau hal-hal lain yang disampaikan melalui komunikasi harus disampaikan sesuai dengan situasi, kondisi, dan tujuan yang tepat.
• Komunikasi dapat dilakukan menggunakan saluran. Baik secara personal melalui tatap muka maupun impersonal dengan memanfaatkan media khusus atau media massa yang dapat menjangkau banyak orang.
• Terdapat adanya simbol atau sinyal yang digunakan sebagai metode atau alat komunikasi agar informasi dapat dipahami dengan baik oleh komunikan.
• Komunikasi tidak berhenti ketika informasi sudah diterima oleh komunikan dengan baik. Harus ada feedback yang dilakukan oleh komunikan yang diwujudkan dengan cara mengusahakan yang terbaik agar tujuan informasi dapat tercapai dengan baik.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Adanya komunikasi di dalam bisnis tentunya memiliki tujuan yang positif. Berikut adalah tujuan komunikasi bisnis:

1. Memberikan Informasi (Informing)

Pertama, komunikasi bisnis sangat dibutuhkan untuk memberikan atau menyalurkan informasi penting yang berkaitan dengan perusahaan, baik antar pihak internal dalam perusahaan, maupun antara pihak internal dengan pihak eksternal. 

Misalnya, saat pimpinan perusahaan memberikan hasil evaluasi kinerja karyawan, atau saat seorang sales perusahaan pergi keluar dan mempromosikan produk atau layanan kepada calon konsumen. 

Penggunaan media serta cara penyampaian informasi memegang peranan penting guna mencapai keberhasilan perusahaan dalam memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan

2. Mempengaruhi atau Meyakinkan (Persuading)

Tujuan kedua adanya komunikasi bisnis adalah untuk mempengaruhi atau meyakinkan pihak-pihak lain agar bersedia melakukan sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan. 

Misalnya, seorang sales perusahaan yang sedang memperkenalkan produk atau layanan kepada calon konsumen. Maka ia akan berusaha agar konsumen bersedia membeli produk dengan cara menyampaikan value atau keunggulan produk dibanding produk pesaing. 

3. Melakukan Kerjasama (Collaborating)

Ketiga, komunikasi bisnis juga dibutuhkan ketika kamu akan melakukan kerjasama atau berinteraksi dengan pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan. Seperti supplier, distributor, maupun mitra kerja dari perusahaan lain. 

Selain tujuan, komunikasi bisnis juga memiliki empat fungsi penting dalam internal perusahaan, antara lain:

• Sebagai cara karyawan untuk saling bertukar informasi yang mendukung kinerja karyawan (fungsi informatif);
• Untuk mengendalikan, mengarahkan, dan mengevaluasi jalannya aktivitas operasional perusahaan (fungsi regulatory).
• Memungkinkan karyawan untuk saling bertukar ide, gagasan, opini, atau pemikiran yang berkaitan dengan perusahaan (fungsi persuasif).
• Untuk menjaga agar setiap orang yang terlibat dalam aktivitas operasional perusahaan tetap solid (fungsi integratif).

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi bisnis memiliki makna yang luas, mencakup komunikasi antar karyawan atau staff yang merupakan pihak internal perusahaan, maupun komunikasi antara pihak internal dan eksternal perusahaan. 

Komunikasi bisnis juga umumnya dilakukan dengan tujuan yang berbeda-beda pula. Oleh sebab itu penting bagi perusahaan untuk memilih jenis komunikasi bisnis yang tepat agar informasi dapat disampaikan pada pihak yang membutuhkan secara akurat. 

Nah, berikut ini adalah dua jenis komunikasi bisnis yang umumnya digunakan dalam suatu perusahaan, antara lain:

1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal biasanya dilakukan oleh perusahaan dengan memperhatikan hierarki dalam susunan organisasi. Alur komunikasi vertikal dapat dibagi menjadi dua, yakni dari atas ke bawah, maupun dari bawah ke atas. 

Alur komunikasi vertikal dari atas ke bawah umumnya dipilih ketika pihak manajemen atau pimpinan perusahaan memberikan instruksi atau informasi yang sifatnya penting kepada staf atau karyawan untuk melakukan hal tertentu. 

Sebaliknya, komunikasi vertikal yang berlangsung dari bawah ke atas dipilih ketika karyawan hendak menyampaikan informasi terkait perkembangan kondisi perusahaan kepada pimpinan perusahaan. Umumnya hal ini dilakukan melalui pemberian laporan. 

Kelebihan komunikasi vertikal adalah masing-masing pihak dalam hierarki perusahaan dapat menyaring informasi agar tidak semua hal penting diketahui oleh para karyawan yang berada pada tingkatan paling bawah atau dengan kata lain menjaga kerahasiaan informasi sesuai tingkatan hierarki. 

Namun komunikasi vertikal juga memiliki kelemahan yakni membutuhkan waktu lama untuk sampai ke tangan karyawan yang berada pada hierarki paling bawah organisasi. 

2. Komunikasi Horizontal

Berbeda dari komunikasi vertikal, komunikasi horizontal merupakan jenis komunikasi bisnis yang dipengaruhi oleh perkembangan teknologi dalam perusahaan. 

Jenis komunikasi ini berusaha meminimalkan hierarki dalam susunan organisasi agar informasi penting dapat segera diterima oleh pihak karyawan yang notabene berdiri di garis depan dalam kegiatan operasional. 

Umumnya jenis komunikasi ini dipilih ketika pimpinan hendak menyampaikan informasi yang bersifat penting dan mendesak (urgent) terhadap karyawan. Jenis komunikasi ini biasanya disampaikan melalui obrolan baik secara langsung maupun melalui chat di aplikasi seperti, email, atau media komunikasi khusus internal perusahaan.  

Teknik Komunikasi Bisnis

Dalam melakukan komunikasi bisnis, kamu memerlukan teknik khusus agar pihak komunikan dapat menangkap dan memahami isi pesan yang ingin kamu sampaikan. Berikut ini merupakan tiga teknik komunikasi bisnis yang dapat kamu pilih dan padukan agar informasi dapat tersampaikan dengan baik:

1. Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan teknik komunikasi bisnis yang paling sering digunakan. Terutama untuk berdiskusi terkait situasi dan kondisi perusahaan, menyampaikan ide dan gagasan, menjawab pesanan pelanggan, dan sebagainya. 

Efektivitas komunikasi verbal dapat kamu lihat secara langsung melalui umpan balik yang kamu peroleh selama komunikasi bisnis berlangsung. Misalnya melalui konfirmasi bahwa komunikan memahami informasi yang kamu sampaikan, maupun melalui ada tidaknya sanggahan terhadap pesan yang kamu sampaikan. 

2. Komunikasi Non-Verbal

Agar komunikasi verbal dapat berjalan secara efektif dan pesan dapat diterima oleh komunikan dengan baik, maka pelaksanaannya harus didukung dengan adanya komunikasi non-verbal. 

Komunikasi non-verbal melibatkan bahasa tubuh, yakni gerakan, gestur, postur, ekspresi, dan kontak mata yang terjadi selama komunikasi verbal berlangsung. 

Contoh penggunaan komunikasi non-verbal ialah ketika lawan bicaramu duduk dengan posisi tegak dan agak condong ke depan saat kamu menyampaikan informasi. Maka itu tandanya dia merasa tertarik dengan pesan yang kamu sampaikan.

3. Komunikasi Tertulis

Jika komunikasi verbal dan non-verbal merupakan dua teknik komunikasi yang membantu kamu dalam melakukan komunikasi secara langsung atau melalui tatap muka, maka komunikasi tertulis merupakan teknik komunikasi yang dapat kamu gunakan dalam melakukan komunikasi tidak langsung. 

Kamu pasti sering menjumpai adanya komunikasi yang berlangsung melalui percakapan di situs obrolan internal perusahaan, atau melalui email, dan papan pengumuman. Itulah beberapa contoh komunikasi tertulis. 

Teknik komunikasi tertulis ini dapat digunakan ketika kamu memiliki target komunikan yang luas namun sifatnya mendesak. Sehingga tidak mungkin jika harus menunggu diadakannya rapat perusahaan. 

Jadi, komunikasi bisnis merupakan aspek penting yang perlu dijaga dalam suatu perusahaan sebagai sarana bertukar informasi, ide, gagasan, maupun opini terkait situasi dan kondisi tertentu yang dialami oleh perusahaan. Komunikasi bisnis yang berjalan secara efektif dapat menjadi sarana yang mendukung kinerja karyawan agar senantiasa produktif bahkan memperkuat ikatan (bonding) antar karyawan yang berkaitan dengan solidaritas tim di dalam dan luar perusahaan.

Baca Juga Artikel Lainnya:

• Mengenal Apa Itu Inkubator Bisnis dan Pentingnya Bagi Startup
• Ketahui 11 Cara Mengelola dan Membangun Bisnis dengan Mudah